Apple Consultant Pro Warehouse helpt Changes GGZ aan nieuwe Macs

Het aantal mensen met een eetstoornis neemt al jaren toe. Dit merkte ook Changes GGZ, een instelling die in eerste instantie alleen verslavingszorg bood. In 2020 besloot de instelling daarom klinische eetstoornisbehandelingen aan te gaan bieden. Sindsdien maakt de organisatie een onstuimige groei door. Zo steeg het aantal computers binnen de instelling in vier jaar tijd van 7 naar 40. Op zich al een hele kluif voor een organisatie zonder eigen IT-afdeling. Als gevolg van een overname in 2021 kwam daar bovendien nog een flink aantal werkplekken bij. Die ook nog eens over moesten van Windows op Apple. Daarnaast wilde Changes GGZ graag efficiënter werken. Hoog tijd dus om er professionals bij te halen.

Changes GGZ schakelde de hulp in van Pro Warehouse, een Apple-specialist uit het Brabantse Eindhoven, die hen al eerder bijstond. Changes GGZ had een duidelijke wens: startklare Mac computers voor nieuwe medewerkers,” vertelt Jop Schräder, service-engineer bij Pro Warehouse. Voorheen moesten accounts van nieuw personeel handmatig op de computers worden gezet. Verantwoordelijk hiervoor was Joleine Thijs, managementassistent bij Changes GGZ. Zij installeerde alle computers. Thijs: “Ik ben natuurlijk geen ICT’er; ik deed het erbij. Maar met de continue instroom van nieuwe collega’s was het op een gegeven moment niet meer te doen. En omdat we meerdere vestigingen hebben, moest ik ook nog eens vaak op pad.”

Na een brainstorm was de oplossing duidelijk: de nieuwe Mac computers konden worden uitgerold én op afstand beheerd door Pro Warehouse met behulp van Jamf Pro en Jamf Connect. Jamf is Mobile Device Management (MDM) software. Het aanmaken en uitrollen van accounts verloopt via Jamf Connect. Vooral handig voor Changes GGZ is de flexibiliteit. Want medewerkers hebben nu op elke computer toegang tot hun eigen omgeving. Schräder: “Ook al delen mensen een computer, hiermee hebben ze toch het gevoel dat die echt van henzelf is.” Thijs beaamt: “We kunnen nu in alle vestigingen op alle computers werken. Zonder dat we daarvoor iets hoeven in te stellen. Echt zó fijn.”

Ook efficiëntie was een punt van aandacht. De instelling wilde graag haar documentbeheer centraliseren. Tegenwoordig staat alles op een locatie waar iedereen vanuit zijn eigen omgeving bij kan. Changes GGZ maakt gebruik van Microsoft 365, wat behalve documentbeheer ook alle Office-programma’s bevat. “Voorheen moesten we Office-pakketten steeds apart aanschaffen. Niet echt handig natuurlijk,” aldus Thijs. Ook privacycompliance is afgedekt. Microsoft 365 beschikt namelijk over een AVG-sjabloon. Nu heeft de organisatie gewoon een checklist met alles wat ze moeten instellen om compliant te zijn. Wel zo makkelijk voor de driemaandelijkse controles.

Ook de overname van een verslavingskliniek in 2021 bracht wat hoofdbrekens met zich mee. De medewerkers van de kliniek – met in totaal 25 werkplekken – gebruikten Windows. Deze mensen moesten dus over op Apple. Dankzij de strategie van Pro Warehouse lukte dat. Oskar Petersen, Business Development Manager, vertelt: “Bij zo’n groot project speelt het voortraject een superbelangrijke rol. Je moet mensen er in een vroeg stadium bij betrekken. Niet alleen het management, maar ook het personeel zelf. Uitleggen dat ze van Windows naar Mac gaan en dat hun werk daar alleen maar makkelijker van wordt. Dat was echt de sleutel tot ons succes.”

Pro Warehouse klaarde deze mammoetklus. Dat is mede te danken aan hun lidmaatschap van het Apple Consultants Network (ACN). De deelnemende consultants steken veel van elkaar op en volgen om de zes weken een kennissessie van Apple. Lid worden van het netwerk mag niet zomaar. Er zijn strenge eisen en leden moeten een aantal verplichte trainingen volgen. Pro Warehouse zorgt bovendien dat de buitendienst engineers zoveel mogelijk Apple certificaten halen. Kennis die in de praktijk natuurlijk goed van pas komt. Petersen: “Changes GGZ ging van 40 naar 70 devices, kreeg een vestiging erbij en liet een deel van de medewerkers overstappen van Windows naar Mac. Als je dat niet goed regelt, wordt het een drama. We hadden een hele lange voorbereiding om dat te voorkomen. Maar uiteindelijk is het zo goed gelukt dat we van de directieleden complimenten kregen.”