Digitale transformatie in de horeca
In het hart van Brugge ligt Hotel Heritage, een 5-sterren boetiekhotel dat baadt in luxe en geschiedenis. In een historisch gebouw vind je 22 kamers, het culinaire restaurant Le Mystique en alle verwennerijen die de toerist zich maar kan wensen: een wellness, sauna en hammam en een fitnessruimte in de 14de-eeuwse kelder. Hotel Heritage is aangesloten bij het Relais & Chateaux netwerk. De eigenaars, Isabelle en Johan Creytens, doen er alles aan om de gasten te verwennen door topkwaliteit te bieden. Hotel Heritage is een voortrekker in de digitalisering, en een voorbeeld voor ieder horecabedrijf dat efficiëntie aan een uitstekende klantenervaring wil koppelen.
- Partners
- Software
- Hardware
Voortrekker van de digitalisering
“Ik ben altijd een haantje-de-voorste geweest op vlak van automatisering,” zegt Johan Creytens. “Zelf leerde ik al vroeg werken met de Commodore 64 en toen ik nog in de bouwsector werkte, zag ik meteen de voordelen in van het automatiseren van de processen. Toen we 30 jaar geleden met het hotel startten waren we de eersten in Brugge die boekingen via de computer deden, in de plaats van reserveringen met potlood en gom in een boek bij te houden.” Als eerste in België bood Hotel Heritage al computerschermen met ingebouwde PC en internet toegang aan op de gastenkamers. Omdat gasten die te veel plaats vonden innemen, werd in 2011 overgestapt op de iPad. “Bovendien vergden de computers veel onderhoud, en verouderden ze heel snel.”
Betere customer experience
“We proberen de gasten iets te geven dat ze thuis niet hebben, of dat beter is dan wat ze thuis hebben,” zegt Johan Creytens. Hotel Heritage gaat er prat op de snelste WiFi van Brugge te bieden. De iPads horen daar natuurlijk ook bij. Op die iPad kunnen de gasten via Pressreader niet alleen kiezen uit 2.000 kranten en tijdschriften, ze kunnen ook de bijbel of de koran lezen. “Traditioneel heeft ieder hotel een bijbel op de kamer liggen, wij bieden dit digitaal aan, voor alle religies.” De iPads bevatten kaarten van Brugge, reisgidsen en uiteraard de online directory van het hotel zelf alsook de diverse menukaarten voor ontbijt, bar, roomservice en natuurlijk deze van het restaurant Le Mystique. Creytens vertrouwt zijn gasten. In tegenstelling tot andere hotels die een tablet met een kabel vasthangen, kunnen de gasten de iPad doorheen de hele kamer meenemen. Dat vertrouwen loont. “Op meer dan 10 jaar zijn er maar 2 iPads verdwenen.”
Uit de online recensies over Hotel Heritage blijkt alvast dat de gasten de vele mogelijkheden van de iPad goed kunnen smaken.
Efficiëntie in de backoffice
Restaurant Le Mystique werkt niet met menukaarten, ook hier gebruiken ze een iPad om de fijnproevers hun gastronomische keuze te laten maken. “Dat is voor ons veel handiger. Je kan om het even wanneer wijzigingen aanbrengen in het menu, zonder alles opnieuw te hoeven afdrukken. Vroeger verbruikten we één palet papier per jaar, nu is dat nog maar een fractie,” toont Johan Creytens de financiële voordelen aan. Aan de receptie worden geen papieren facturen meer afgedrukt voor de gasten, die worden per mail verstuurd naar de gasten.
Goede afspraken en communicatie
Het gebruik van digitale middelen wordt in alle processen doorgetrokken bij Hotel Heritage. In de keuken consulteert het personeel de reserveringen op een iPad en zelfs de kamermeisjes werken digitaal. In plaats van op papier krijgen ze de kamerlijst en instructies op de tablet. “De communicatie loopt op die manier heel vlot. De kamermeisjes voeren in dat ze een kamer afgewerkt hebben, en de receptie weet meteen dat de kamer beschikbaar is.” Idem in de keuken, waar alle reservaties in real-time binnenkomen en chef Raoul De Koning digitaal zijn recepturen met de sous-chef uitwisselt. Voor de bestellingen en afrekening gebruikt Le Mystique de Lightspeed app. “In Lightspeed ziet het keukenpersoneel wie geboekt heeft, wat de tafelschikking is… Keukenpersoneel kan niet zeggen dat ze van een bepaalde bestelling niet afwisten, al wat ze moeten doen is de iPad consulteren,” zegt Creytens. “De iPads zorgen voor meer efficiëntie en betere communicatie. Iedereen in Hotel Heritage heeft via de iPad constant toegang tot alle informatie die ze moeten hebben om hun werk te doen.”
Snelheid, stabiliteit, kwaliteit, veiligheid
Johan Creytens is bijzonder te spreken over de kwaliteit van de iPads die hij gebruikt. “De processoren zijn bijzonder snel. De eerste generatie die we aankochten, was na acht jaar bijna nog even performant als toen we ze kochten.” Bovendien is het gebruik voor de gasten ook volledig intuïtief. “In de systeeminstellingen kunnen we alles zo aanpassen dat de gasten de iPad alleen voor consultatie kunnen gebruiken. Het is niet de bedoeling dat ze er foto’s mee gaan maken, er zelf apps op gaan installeren of er hun eigen account op zetten. Dat is allemaal makkelijk in te stellen, zonder bijkomende software.”
Creytens wijst verder op de stabiliteit van het platform, de kwaliteit van de schermen en de perfecte beveiliging. “In tegelstelling tot een PC is het heel makkelijk om een iPad virusvrij te houden.”
Alles samen beschikt Hotel Heritage over een goede 30 iPads, die allemaal het afgelopen anderhalf jaar vervangen werden door de nieuwste versies.
“Wanneer je als hotel de top ambieert, dan moet je werken met topmateriaal. De keuze voor Apple lag voor de hand,” besluit Creytens.
