Videovergaderen - do’s & dont’s (en tips!)

De meeste laptops hebben standaard een camera aan boord. Deze zijn prima geschikt voor videoconferencing. Bij desktops is dat een ander verhaal. Meestal moet je daarbij een aparte camera aanschaffen.

Om te kunnen deelnemen heb je natuurlijk luidsprekers en een microfoon nodig. Meestal zitten die ook in je laptop. Maar wanneer je veel online vergadert, heb je vast al gemerkt dat luidsprekers en microfoon tot een slechtere kwaliteit van het geluid leiden. En dat valt bij jou misschien nog wel mee, maar vooral bij de andere deelnemers is jouw setup niet prettig. Er zit altijd een zekere vertraging in hoe het geluid en beeld via internet bij jou binnen komen. En het geluid uit de luidsprekers wordt deels weer opgepikt door je microfoon. Het gevolg is dat de andere deelnemers zichzelf terug horen – met een behoorlijke vertraging.

Een andere reden is dat de ingebouwde microfoon erg gevoelig is. Hij moet jouw stemgeluid van relatief grote afstand opnemen. Daardoor wordt ook veel omgevingsgeluid opgenomen. Zelfs het klikken van een muis komt bij de ontvangers keihard door.

Het beste kun je dan ook gebruik maken van een headset. Geluid gaat uit de computer direct je oor in. En een in de headset ingebouwde microfoon, die dichter bij je mond zit, pikt veel minder omgevingsgeluid op. Het is trouwens opvallend hoeveel mensen vrijwel dagelijks online vergaderen en toch nog de luidsprekers aan hebben staan.

Wanneer je onderweg bent of geen computer bij de hand hebt, kunnen de meeste smartphones en tablets ook prima dienen voor online meetings. De camera aan de voorkant en de microfoon werken daarvoor perfect, maar ook hier geldt dat je het beste een headset kunt gebruiken.

De bekende apps om online te vergaderen zijn in recordtempo ingeburgerd geraakt. We zetten de meest gebruikte even op een rijtje.

1. Cisco Webex
   Begonnen in 1995 en in 2007 overgenomen door Cisco. Het is een van de bekendste zakelijk gebruikte oplossingen voor videovergaderen. Webex is heel schaalbaar, tot wel 100 duizend gelijktijdige gebruikers, waardoor het veel wordt gebruikt voor webinars.
   
   
2. Google Meet
   Google Meet is onderdeel van de Google Workplace, waartoe ook bijvoorbeeld Gmail behoort. Zoals bij Google gebruikelijk, werkt het gewoon in de browser. Maar er zijn ook apps voor iOS en Android. 
   
   
3. Microsoft Teams
   Teams maakt onderdeel uit van Microsoft 365. Er zijn apps voor Mac, iOS, Android en natuurlijk Windows. Gebruikers van Skype for Business migreren automatisch naar Teams. 
   
   
4. Zoom
   Deze naam is al bijna synoniem geworden voor videovergaderen, zoveel aandacht heeft dit bedrijf gekregen doordat mensen meer thuis zijn gaan werken. Ook Zoom heeft apps voor bijna elk denkbaar besturingssysteem.

Vrijwel alle apps voor videoconferencing kennen een gratis en een (of meerdere) betaalde variant(en). De gratis versies zijn gelimiteerd in het aantal gelijktijdige gebruikers, of in het aantal minuten dat een vergadering mag duren. Wil je een vergadering opnemen, dan kan dat meestal ook niet in de gratis versie.

Nu steeds meer gebruik gemaakt wordt van online bellen en vergaderen, is er een aantal ongeschreven regels ontstaan, die het vergaderleven gemakkelijker en comfortabeler maken.

• Het is een goed idee om je microfoon standaard uit te zetten, en alleen aan te zetten als je wat wilt zeggen. Zeker met grote aantallen deelnemers wordt het al snel een kippenhok.
  
  
• Vergeet niet om je microfoon weer aan te zetten als je wat wilt zeggen. Quote van het jaar 2020: “je staat op mute!”
  
  
• Zorg dat je in een rustige omgeving zit als de vergadering begint. Klinkt als een open deur, maar er zijn nog veel mensen die toch in de keuken gaan zitten voor een videovergadering.
  
  
• Mocht je toch alleen in een rommelige ruimte kunnen zitten, pas dan je achtergrond aan, als je software dat ondersteunt. Blurren of een virtuele achtergrond zorgen ervoor dat je gesprekspartners niet te veel afgeleid worden.
  
  
• Wees voorbereid en heb alle stukken bij de hand. Zo verloopt de vergadering voor iedereen lekker efficiënt.
  
  
• Het is verleidelijk om lekker in je ouwe kloffie aan de vergadering te beginnen. Maar het is echt prettiger voor iedereen als je je ook voor een online vergadering een beetje netjes aankleedt.
  
  
• Belichting is een belangrijk aspect. Voor een venster zitten, betekent dat je gesprekspartners alleen een donkere vlek zien waar jouw gezicht zich bevindt. Zorg dus voor goede verlichting in jouw werkruimte.
  
  
• Blijf aandachtig. Ga geen e-mails zitten checken tijdens een meeting of andere dingen doen.